プライバシーポリシーの書き方とテンプレート｜記載義務を解説！

個人情報保護法の改正によってほぼすべての企業が、個人情報を取得する際にはあらかじめ利用目的を公表するか、あるいは個人情報の取得をするたびに、本人に個人情報の利用目的を知らせなければいけないようになりました。

プライバシーポリシーの作成は法律上の義務ではありませんが、行政通達では作成することが推奨されていますし、これをWEBサイト上に掲示しておくことで個人情報保護法に規定された利用目的明示等の義務を果たすこともできます。

この記事では、プライバシーポリシーを作成する際になにを書けばいいのか、プライバシーポリシーのテンプレートなどをご紹介します。

サイトにプライバシーポリシーを載せること自体は義務なのか？

 プライバシーポリシーの作成は、個人情報保護法などの法令上では義務とはなっていません。

ただし、行政通達上は作成が望ましいものとされていますし、これをWEB等で利用者が見られるようにしておけば、個人情報保護法が定める利用目的明示等の義務を満たすこともできます。

プライバシーポリシーでは何を記載すればいいのか

プライバシーポリシーになにを書くかは企業の自由ですが、せっかく作成するのであれば個人情報保護法の義務を果たしていることになる事項を記載するべきです。

またほかにも、個人情報の取扱に関して企業としてどうしていくのかと言う宣言も書いておけば、サービス利用者に対し個人情報の取扱に対する安心感と企業としての信用性を与えることができます。

個人情報保護法で定める義務を果たす事項

個人情報保護法で規定している義務を記載しておけば、プライバシーポリシーにて義務を果たしていることになるので、以下のことを記載しましょう。

• 個人情報を取得した場合の利用目的（個人情報保護法18条1）
• 個人情報取扱事業者の氏名または名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名（個人情報保護法27条1）
• 保有個人データの利用目的（個人情報保護法27条2）
• 開示などの請求に応じるための手続き（個人情報保護法27条3）

【参考】個人情報保護法

「個人情報を取得した場合の利用目的」は、個人情報保護法18条1にてあらかじめ公表しておくか、取得後に本人に通知する必要があります。前者のようにプライバシーポリシーに記載しておくことで、あらかじめ公表したことになります。

プライバシーポリシーで公表しておくことで本人の知りうる状態を満たしたことになるというわけです。

会社としての信用性を果たす事項

個人情報保護法上の義務以外にも、企業としての個人情報の取扱に対する考え方について知らせましょう。

公表することによって、会社と事業活動に関して社会からの信用の確保に繋がります。

• 苦情や相談に迅速に対応する
• 個人情報を目的外に利用しない
• 個人情報の漏洩や毀損、滅失などのリスクに対する安全対策
• 法令や国の指針・規範の遵守
• 個人情報の取扱に関する継続的な改善

プライバシーマーク制度では個人情報保護方針の作成が必要

個人情報保護法では作成を義務付けられていませんが、プライバシーマークを取得している企業はプライバシーポリシーなどの個人情報保護方針を公表する必要があり、その場合は以下の事項をプライバシーポリシーに記載するものとされています。

1) 事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供に関すること（特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないこと及びそのための措置を講じることを含む。）。

2) 個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守すること。

3) 個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に関すること。

4) 苦情及び相談への対応に関すること。

5) 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に関すること。

6) 代表者の氏名

引用：J-Net21

プライバシーポリシーのテンプレートとプライバシーポリシーの作成方法

プライバシーポリシーにはなにを記載すればいいのかをご紹介してきましたが、実際のところどんな感じになるんだろう？と思いますよね。そこでこれまで説明した必要事項をおさえたテンプレートを御覧いただきましょう。

プライバシーポリシーのテンプレート

必要事項やおおよその流れはわかったけれど、なにを書くかやっぱり不安と思ってしまいますよね。そこで以下のような方法もあります。

同業他社を参考にする

同様のサービスを提供している会社を参考にして作る方法で、資金に余裕がない場合に考えられる手と言えます。似たようなサービスであれば実際にプライバシーポリシーで書くべきことも似通ってきます。

ただし、ほぼコピーでは適切な内容になっているのかは怪しく、法的な問題が発生する可能性もありますので、できれば専門家に作成を頼んだほうがいいでしょう。

行政書士に作成を依頼する

利用者の大切な個人情報を取り扱うわけですから、行政書士に依頼してその会社にとって最適なプライバシーポリシーを作成してもらったほうが堅実です。

費用はかかりますが、企業の信用を損なわないためにも必要な投資とも言えます。

プライバシーポリシー作成代行にかかる費用

いくつかの行政書士事務所を確認したところ、プライバシーポリシーの作成には1万～3万円ほどの費用がかかります。

文字制限を設定している事務所もあり、その場合は追加料金数千円で数百文字追加と言った具合に料金が上乗せされます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

プライバシーポリシーに記載することは記事でご紹介したとおりで、企業ごとに大きく異なるものではありません。

しかし個人情報の取扱い事業者として、利用者から信頼を勝ち取るためにも行政書士に依頼して適切なモノを用意したほうがいいでしょう。