会社を経営している場合や個人でアフィリエイトをしている場合、プライバシーポリシーや個人情報保護方針(以下、表記を「プライバシーポリシー」に統一)を公表することが通常です。
プライバシーポリシーを策定・公表する理由の一つに、個人情報保護法によって個人情報を取得する際、本人へ利用目的を通知または公表しなくてはならないとの法令の定めがあります。
このような個人情報の利用目的等(第三者への提供・共同利用・保有個人データ)についてプライバシーポリシーにまとめて公表することで、各個人情報取扱事業者は公表の義務を果たすことになります(また、これ以外にもガイドラインで作成が強く推奨されていることも理由となるでしょう)。
ところでこのプライバシーポリシー、実は規模のあまり大きくない会社だと、わざわざ弁護士や行政書士など作成やチェックの依頼するというケースはあまり多くありません（検索して雛形を使用したり、市販の本を読んで考えたりしている）。
ですが、弁護士や司法書士など法律に詳しい専門家に依頼することで得られるメリットもあります。
この記事では、
などについてご紹介します。また、プライバシーポリシーの書き方については以下の記事もご覧ください。
プライバシーポリシーの作成は、弁護士や司法書士に依頼できます。
プライバシーポリシーの大枠はできているという場合でも、答え合わせのようにチェックや添削だけしてもらうのもいいでしょう。
作成・チェックともに、専門家に見てもらうことによって法的な見解を得られ、より自社の実態に合う適切なプライバシーポリシーを用意できます。
プライバシーポリシーの記載内容は、個人情報の利用目的や提供するサービスの実態に合わせなければ意味がありません。
専門家にチェックしてもらう際のポイントについて、以下の3つの点で記載すべき事項をご紹介します。
個人情報取扱事業者は、個人情報を取得する場合に利用目的を本人に通知、または本人が知りうる状態で公表しなくてはなりません。
顧客ひとり一人に通知するよりも、あらかじめルールを公表したほうが企業としては楽です。
そのため、各企業はプライバシーポリシーで個人情報の取扱いのルールをWEBサイトで公表しておくことで、個人情報保護法の利用目的の公表義務を満たすことになります。
個人情報保護法を根拠とした場合、プライバシーポリシーに書くべきことは次の4つです。
取得した個人情報を『なにに利用するのか』を特定する必要があります。
あいまいに『事業活動に用いるため』などの表現だけでは不足であり、『商品の発送やサービスに関する情報のお知らせのため』などといった具体性がなければなりません。
原則的に、個人情報を本人の同意がない状態で第三者に提供することは禁止されています。(個人情報保護法第27条)
しかし、以下にあてはまるケースであれば本人の同意なく第三者に個人情報を提供することができるため、その旨を記載しましょう。
一 法令に基づく場合
二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
三 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
四 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
五 当該個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
六 当該個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（当該個人情報取扱事業者と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）。
七 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
参考：個人情報保護法第27条
共同利用とは1つの事業者が取得した個人情報を2つ以上の事業者で使用することをいいます。
事業者が個人情報の共同利用をするためには、以下のことを本人へ通知する、またはウェブサイトで本人が簡単に知ることができる状態にしておかなくてはなりません。
個人情報取扱事業者が開示・訂正・消去等の権限を有し、かつ6ヶ月を越えて保有する個人データのことを保有個人データといいます。
保有個人データに関する以下のことについて記載しましょう。
『個人情報保護マネジメントシステム-要求事項』に定められた要求事項について満たす必要があります。
要求事項のひとつとして、以下のことを記載したプライバシーポリシー(要求事項文書では「個人情報保護方針」表記)を定め、実行・維持しなければいけないとされています。
アフィリエイトをする際に、GoogleやAmazonなどいずれかのASP(Application Service Provider)(※)を利用することになります。
通常、どのASPを利用する場合でも利用規約としてプライバシーポリシーを公表することが定められており、どのような事項を記載するかは各ASPによって異なります。
※ASP（Application Service Provider）とは… ネットワーク経由でソフトウェアやソフトウェアの稼働環境の提供をする事業者のこと。 |
例えば、Googleのアフィリエイト広告サービス『Google AdSense』を利用する場合、対象のWEBサイトにプライバシーポリシーを設置する必要があります。その際に必要な事項は以下のとおりです。
前述したように、ASPによってプライバシーポリシーに記載すべき内容が異なるため、専門家にチェックしてもらう場合は利用するASPの利用規約の文書をプリントアウトしておき持参するといいでしょう。
自作したプライバシーポリシーのチェック、または一からの作成を弁護士または行政書士に依頼した場合、どのくらいの費用がかかるのでしょうか？以下で見ていきましょう。
行政書士は官公庁に提出する書類の作成や提出手続の代理、事実証明及び契約書の作成、行政不服申立手続の代理などをしています。
言われたとおりの書類作成だけでなく、コンサル的な要素を持っているためにプライバシーポリシーのチェックや作成の際にも適切なものに仕上げてくれます。
行政書士にチェックを依頼した場合の費用は1万円程度です。
また、作成を依頼した場合は1万5,000円～2万円程度ですが、ボリュームによって費用は変わってきますので、詳しくは依頼先にご確認下さい。
弁護士はすべての法律事務を取り扱うことができます。訴訟や示談のときに利用するイメージをお持ちの方もいるかと思いますが、プライバシーポリシーのチェック・作成もしてくれます。
行政書士と異なり、弁護士事務所ではプライバシーポリシーのチェック・作成業務をアピールしているところは多くありません。
ある事務所ではチェックに1万円、作成に3万円と表示しており、行政書士と大きく変わらないようです。
いかがでしたでしょうか。
個人情報はとても大切な情報ですから、適切に管理しなくてはなりません。
プライバシーポリシーの作成を専門家に任せるケースは少ないですが、専門家に依頼し法的に問題の無いものを作っておいたほうがトラブルに巻き込まれるリスクを回避しやすくなります。
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